Budowanie zespołu, jest jak kompletowanie Twojej drużyny do zadań specjalnych. To proces, który wymaga przemyślanej strategii i konsekwentnego działania. Brak inwestycji czasu i pieniędzy w rozwój kadry to przepis na niestabilność i wzrost rotacji. Zespół, który realizuje swoje cele i działa jak dobrze naoliwiona maszyna, to pracowniczki i pracownicy, którzy wykonują swoje obowiązki z pasją i zaangażowaniem, w zgodzie ze swoimi wartościami i naturalnym stylem zachowania.

Kluczem do sukcesu jest realne określenie zadań i wyzwań oraz dopasowanie indywidualnych potencjałów osób do stanowisk pracy. Dowiedz się jak w trzech krokach, zaplanować sukces Twojego zespołu. Skorzystaj z naszej autorskiej metody OSA – Określ zadania – Stwórz profile – Analizuj zasoby. Ruszamy!

Krok 1: O- Określ zadania

Określ jakie zadania stoją przed Twoim zespołem?

Diagnozę możesz przeprowadzić na wielu poziomach, zacznijmy od tego który obejmuje całą firmę i jej sytuację na rynku. Określenie strategicznych celów organizacji na najbliższy rok, dwa, pięć lat, a nawet dłużej, pozwoli świadomie i długofalowo budować zespoły, które będą skutecznie realizowały stawiane przed nimi zadania.

W tym celu warto odpowiedzieć na kilka kluczowych pytań: Czy nasza firma ma ugruntowaną pozycję na rynku? Jak duży zespół tworzy naszą organizację, jak skomplikowane procedury nas obowiązują czy dotyczą nas procesy certyfikacyjne? Jak ważne w realizacji strategii będzie systematyczne planowanie, dbałość o jakość naszego produktu / usługi? Regularne wspieranie motywacji, wdrażanie nowych osób w zespole czy budowanie relacji wewnątrz i na zewnątrz organizacji.

Jeżeli plany rozwojowe związane będą z wdrażaniem nowych produktów/ usług, ekspansją na nowe rynki to kompetencjami kluczowymi będzie kwestionowanie utartych schematów, istniejących rozwiązań, chęć aktywnego działania, potrzeba zmiany. W takiej sytuacji warto do zespołu pozyskać osoby dla których stawianie ambitnych wyzwań będzie motorem napędowym i czynnikiem motywującym do szybkiego działania.

Podobną analizę wyzwań, celów warto przeprowadzić w odniesieniu do konkretnych pionów w firmie, czy działów realizujących swoje codzienne zadania. Warto określić czynniki decydujące o sukcesie zespołu, czyli to po czym będzie można poznać, że realizujemy zaplanowane rezultaty. Jakie zadania / wyzwania staną na drodze do osiągniecia celu, a w konsekwencji jakich kompetencji kluczowych będzie wymagała ich realizacja. Czy pożądane jest stałe szukanie nowych rozwiązań, czy raczej podążanie utartymi schematami i przestrzeganie procedur? Może gwarancją sukcesu będzie spokojna analiza dużej ilości danych i rzetelne określenie poziomu ryzyka? Realizacja celu może wymagać szybkiego zdecydowanego działania i gotowości brania odpowiedzialności za swoje błędy.

To tylko niektóre z kompetencji kluczowych, które mogą decydować o tempie i skuteczności osiągania rezultatów. Ważne jest delegowanie obowiązków osobom, których kluczowe kompetencje ułatwiają osiąganie sukcesu w danym obszarze, wtedy mniejszym nakładem sił utrzymane zostanie zaangażowanie i skupienie na realizacji zadania. Określanie celów dla organizacji i tworzących ją zespołów to pierwszy krok budowania skutecznej opartej o współpracę komunikacji.

Krok 2: S – Stwórz profile

Stwórz profil stanowiska zgodny z naturalnym potencjałem

Sprawdź czy zakresy obowiązków zawarte w umowach o pracę są zgodne z opisem zadań koniecznych do realizacji celów, jakie stoją przed zespołem. Czy wszystkie obowiązki, które zdecydują o osiągnięciu strategicznego rezultatu znalazły swoje odzwierciedlenie w zakresach obowiązków pracowniczek i pracowników. Z naszego doświadczenia wynika, że zdarza się nam znajdować białe pola, czyli takie obowiązki, które były istotnymi dla realizacji celów strategicznych, ale nie zostały zapisane w zakresie obowiązków. Taki stan formalny może prowadzić do frustracji na wszystkich szczeblach firmy, utrudnia wdrożenie osób dołączających do zespołu oraz może uniemożliwiać skuteczne delegowanie obowiązków oraz budowanie odpowiedzialności.

Dlatego zacznij od dokładnej analizy zakresu obowiązków zawartego w umowach o pracę. Sprawdź czy zakresy realnie opisują faktycznie wykonywane obowiązki. Postaraj się określić procentowo, które czynności wymagają największego zaangażowania czasowego, a które decydują o sukcesie na danym stanowisku. Wyodrębnij pięć kluczowych zadań, które mają największy wpływ na skuteczną realizację celów na danym stanowisku. Zastanów się, jakie kompetencje kluczowe i cechy osobowości są przydatne do efektywnego wykonania powierzonych tej osobie zadań.

Może będzie to niezależność, samodzielność, decyzyjność, odpowiedzialność za rezultaty, osiąganie mierzalnych celów, gotowość na wyzwania i szybkie tempo działania?

Może do realizacji zadania niezbędne będzie przestrzeganie zasad, instrukcji, wszechstronna analiza ryzyka, jasne zasady i koncentracja na faktach i danych?

Może potrzebujesz osoby generującej nowe pomysły, tworzącej inspirujące, angażujące treści, gotowej do pracy w systemie projektowym, szybko reagującej na zmiany, lubiącej wystąpienia publiczne, będącej w ciągłym kontakcie np. z mediami, klientami?

W wielu sytuacjach zawodowych sprawdzą się też osoby, które umieją aktywnie słuchać, cenią systematyczność, przewidywalność procesów i zorganizowany sposób pracy.

Zastanów się, jak opisane powyżej zachowania wpływają na kulturę organizacji, komunikację, współpracę w zespole i skuteczną, terminową realizację zadań.

W materiałach dodatkowych do pobrania na końcu tego artykułu znajdziesz krótki kwestionariusz diagnostyczny, który pozwoli Ci przypisać pięć kluczowych zadań do pożądanych predyspozycji. W ten sposób w oparciu o cztery naturalne style zachowań określisz podstawowy profil stanowiska. Ułatwi to przydzielanie zadań zgodnie z naturalnymi potencjałami lub pozyskiwanie do zespołu osób uzupełniających swoimi kompetencjami kluczowymi zasoby już istniejącej załogi.

Stwórz środowisko pracy, w którym każdy będzie mógł wykorzystać swój naturalny potencjał, a zyskasz zaufanie i zaangażowany zespół, który zrealizuje stawiane przed nim zadania.

Krok 3: A – Analizuj zasoby

Analizuj zasoby i poznaj mapy Twoich zespołów.

Do analizy zasobów w codziennej pracy korzystamy ze sprawdzonego w ponad 40 krajach narzędzia diagnostycznego Extended DISC®. Pozwala ono w szybki, w pełni zdalny sposób określić naturalne zachowania wszystkich osób z zespołu. Z personalizowanych raportów indywidualnych dowiadujemy się jaka jest w zespole reprezentacja poszczególnych stylów DISC:

D: to osoby nastawione na wyniki, decyzyjność, realizacje ambitnych wyzwań, szybkie w działaniu.

I: to osoby optymistyczne, ceniące kontakt z innymi, motywujące, generujące pomysły, lubią nowości, są entuzjastyczne i komunikatywne.

S: to osoby spokojne, lojalne, ceniące stabilność, aktywnie słuchają, potrzebują czasu na podjęcie działania, cenią sprawiedliwe rozwiązania, zgodne z ich wartościami.

C: to osoby analityczne, dokładne, ceniące jakość, specjalizujące się, sprawdzają się na stanowiskach wymagających analizy danych, mówią o faktach, preferują komunikację pisemną, przestrzegają procedur, nie lubią pracy pod presją czasu.

Znajomość swojego naturalnego stylu zachowania w miejscu pracy wprowadza wspólny język, ułatwia dzielenie się wiedzą, docenianie różnorodności, wspiera otwartą komunikację, pomaga budować zaufanie i umożliwia delegowanie zadań w oparciu o naturalne potencjały pracowniczek i pracowników. To wszystko aktywnie przeciwdziała rotacji i wypaleniu zawodowemu.

Jak w praktyce wygląda proces wdrożenia komunikacji opartej o model Extended DISC® w organizacji? Podczas bezpłatnej konsultacji zapoznajemy się z potrzebami, liczebnością zespołu, określamy ważne dla firmy wyzwania, mierzalne do realizacji cele krótkoterminowe i długoterminowe, projektujemy wzór raportu dostosowany do aktualnych potrzeb.

Pracę z kadrą rozpoczynamy spotkaniem z całym zespołem, na którym przedstawiamy poszczególne etapy procesu, opowiadamy czym jest model Extended DISC®, jakie ma podstawy naukowe, zastosowanie, co bada, jakie są naturalne style zachowań i jak tę wiedzę możemy wykorzystać w praktyce (również poza pracą). Odpowiadamy na wszystkie pytania i wątpliwości. Poznajemy realne problemy i wyzwania komunikacyjne w zespole oraz budujemy wzajemne zaufanie bardzo potrzebne na dalszym etapie wspólnej pracy.

Następie każdy otrzymuje link wraz z instrukcją do wypełnienia kwestionariusza. Ważne by wypełnić go w języku ojczystym (do wyboru jest 77 wersji językowych), wtedy mamy pewność, że wyniki będą wiarygodne. W zależności od liczebności zespołu czas zbierania kwestionariuszy zamyka się w przedziale do dwóch tygodni. Po wygenerowaniu wyników każda osoba objęta badaniem otrzymuje swój wynik mailem i umawia się na indywidualne, 30 minutowe omówienie wyniku z certyfikowaną konsultantką.

Po zakończeniu serii konsultacji indywidualnych spotykamy się ponownie na warsztatach zespołowych, na których wspólnie budujemy mapę zespołu. Omawiamy dostępne zasoby, wyzwania i doskonalimy otwartą komunikację opartą o potrzeby wynikające z naturalnych stylów zachowań. Na tym etapie staje się jasne, dlaczego w zespołach występują niektóre konflikty, trudności z komunikacją, terminową realizacją zadań, czy dbałością o stosowanie procedur. Najskuteczniejszym sposobem przeciwdziałania niepożądanym procesom jest otwarta komunikacja, oparta o nazywanie potrzeb i zachowań.

W ofercie posiadamy indywidualne rozwiązania dla kadry zarządzającej i osób potrzebujących wsparcia między innymi wspomagające rozwój kompetencji liderskich, radzenie sobie ze stresem, czy przeciwdziałające wypaleniu zawodowemu.

Kolejnym obszarem w jakim możliwe jest aktywne korzystanie z modelu Extended DISC® to obszar rekrutacji, zarówno wewnętrznej, jak i zewnętrznej – jest to rozwiązanie rekomendowane po etapie analizy zasobów opisanej powyżej.

Budowanie zespołu marzeń to długotrwały proces, który wymaga świadomego planowania, działania i korzystania nowoczesnych narzędzi. Model Extended DISC® pozwala w ustrukturyzowany sposób zrozumieć potrzeby osób pracujących w organizacji i dopasować ich naturalne zasoby do stanowisk, na których będą mogły mniejszym nakładem energii osiągać wymierne sukcesy. Zaangażowany i efektywny zespół może być kluczową przewagą konkurencyjną, pozwala oszczędzać czas, pieniądze i dostarczać wysokiej jakości produktów i usług. Ponieważ każda firma to nie tylko zbiór jednostek, ale przede wszystkim system naczyń połączonych. Inwestując w rozwój kadry wpływamy na efektywność całej organizacji. Jesteśmy przekonane, że nasza autorska metoda OSA – Określ zadania, Stwórz profile, Analizuj zasoby oraz opracowane do niej materiały dodatkowe będą wydajnym wsparciem na drodze do różnorodnych, opartych na mocnych stronach, zaangażowanych zespołów.

Artykuł pierwotnie ukazał się w magazynie ZOOBranża w numerze 03/2025